Pivottabeller

En pivottabell er i hovedsak en måte å trekke ut data og presentere dem i en lesbar form. Pivottabeller er en fin måte å forhøre data og lage tabeller med informasjon som kan oppdateres når rådata endres!

Arbeidseksempel: du trenger en tabell som viser følgende:

• Hvor mange stillinger (faktisk FTE) du har totalt
• Fordelt på posisjonstittel
• Fordelt på sysselsettingsstatus (Perm/Temp/Casual)

Når du har rådata, lager du pivottabellen på rådataene dine:

1. Velg fra verktøylinjen Data> Pivottabell og pivottabellrapport …
2. Klikk Neste



3. Kontroller at dataene du vil inkludere i pivottabellen er uthevet i Område



4. Klikk Neste
5. Hvis du vil at pivottabellen skal vises i et nytt regneark (fane), klikker du på Finish. Ellers, hvis du vil at den skal vises i det samme regnearket (dvs. - under dataene), klikker du på Eksisterende regneark og velger den første cellen etter dataene, og klikker deretter på ferdig

   

   Pivottabellskjelettet skal vises.

   

   Hvis feltlisten for pivottabell (vist til høyre ovenfor) ikke er i visning, må du åpne den:

6. Høyreklikk på verktøylinjen (hvor som helst i firkanten nedenfor):



7. Plukke ut Pivottabell.
8. Klikk Vis feltliste



9. Feltene skal nå være synlige, og du kan dra boksen til høyre for å låse den på plass.



Det neste trinnet er å dra feltene du trenger til tabellområdene for å lage tabellen. Pivottabellstrukturen er som følger:



Typisk bruk av områdene:

GITT FILTEROMRÅDE: Gjenværende finansierte stillinger filtrerer

KOLONNESKILLELSESOMRÅDE: Stillingstype, Ansettelsestype, Ansettelsesgrunnlag, Klassifisering

REDSKILLELSEOMRÅDE: Organisasjonsenheter, steder, posisjonstitler

GRUNNDATAOMRÅDE: Antall ansatte, årsverk

10. Dra følgende felt inn i områdene: SKJUL FILTEROMRÅDE: Ingen

    KOLONNESKILLELSESOMRÅDE: Posisjonstype

    REDSKILLELSEOMRÅDE: Stillingstittel

    GRUNNDATAOMRÅDE: Faktisk årsverk



Pivottabellen skal se slik ut:



Legg merke til at basedataene er standard til "Antall faktiske årsverk". Dette betyr at hver posisjon har blitt regnet som 1 irrelevant for FTE -verdien. Hvis grunnfeltet var Hovedtall, ville dette være riktig (ettersom alle verdier ville være 1), men det er FTE -verdier, og de krever en sum ikke en telling.

11. For å endre basisfeltet til en sum høyreklikker du på feltet (sirklet nedenfor):

    

    Plukke ut Feltinnstillinger …

    Plukke ut Sum.

    

    Klikk Nummer…

    Plukke ut Nummer og 2 desimaler klikk deretter OK.

    

    Dataene burde ha endret seg til desimaler.

    

12. For å ombestille kolonnene for posisjonstype: Høyreklikk Avslappet> Bestill> Flytt til slutt

    

    Du har nå det ferdige bordet med kolonnene i rekkefølgen Permanent, Midlertidig, Casual.

I disse to opplæringsprogrammene (to deler) lærer du noen kule tips om pivottabeller:

1) For å fylle de tomme verdiene med nuller:Høyreklikk på basedatafeltet (sirklet nedenfor)

Plukke ut Tabellalternativer …

Skriv 0 i de tomme cellene, vis (sirklet nedenfor)

Klikk OK.

Pivottabellen burde nå ha erstattet emnene med nuller.

2) For å skjule Totals -kolonnen:

Høyreklikk på basedatafeltet ("Sum of Actual FTE" vist ovenfor)

Plukke ut Tabellalternativer …

Fjern merket Totalsum for rader (sirklet nedenfor)

Totalkolonnen burde nå ha blitt fjernet.

3) Slik legger du til et skjult filter i pivottabellen:Dra feltet som inneholder filteret til det skjulte datafilterområdet (dvs. - organisasjonsenhet nivå 04)

Klikk på nedoverpilen for å velge organisasjonsenhetsfilter. Velg det nødvendige filteret (dvs. - Sport og fritid)

Pivottabellen viser nå bare posisjonene i organisasjonsenhet nivå 04, Sport og rekreasjon.

4) Slik viser du bare valgte posisjonstitler:

Klikk på pil ned for å velge Stillingstittel filter

For å gjøre det enklere å velge, dra listen utover slik at flere posisjoner blir synlige

Hvis det er mange verdier på listen, og du bare vil ha noen få, starter du med å fjerne avmerkingen Vis alt (vist nedenfor) for å oppheve valget av alle verdier

Velg posisjonene du vil vise i tabellen. (dvs. - Idrettsutøvere og ledere)

Klikk OK

Pivottabellen skal nå bare inneholde idrettsutøvere og ledere.

5) For å vise prosenter av posisjonstype for hver posisjon:

Høyreklikk på basedatafeltet (i dette tilfellet “Sum of Actual FTE”)

Plukke ut Feltinnstillinger …

Klikk Valg>>

Plukke ut % av raden til Vis data som

Klikk OK.

Merk: I denne listen er det også alternativer for % av kolonnen og % av totalt med sistnevnte er veldig nyttig.

Pivottabellen viser nå prosentandeler, men det kan være feilverdier for radene som ikke har noen posisjoner (ettersom du ikke kan dele på null!).

6) Slik fjerner du feil fra pivottabellen:Høyreklikk på basedatafeltet (i dette tilfellet “Sum of Actual FTE”)

Plukke ut Tabellalternativer …

Tast inn 0 i For feilverdier, vis eske

Klikk OK.

Alle feil bør nå erstattes av nuller.