Sorter / Alfabetiser en rullegardinliste i Excel og Google Sheets
Denne opplæringen vil demonstrere hvordan du alfabetiserer en rullegardinliste i Excel og Google Sheets.
Når vi legger inn gjentagende data i Excel, kan det noen ganger være nyttig å ha en rullegardinliste med alternativer å velge mellom. En kraftig ny funksjon i Excel 365 er muligheten til å sortere data og bare vise unike data i en liste på grunn av en ny funksjon som heter Dynamiske matrisefunksjoner.
For å få en rullegardinliste med unike verdier sortert i alfabetisk rekkefølge, må vi bruke to av disse nye funksjonene, nemlig de unike og sorteringsfunksjonene. Vi kan deretter bruke datavalidering til å lage vår rullegardinliste fra dataene som returneres av disse funksjonene.
Vær oppmerksom på at det også er mulig å sortere alfabetisk ved hjelp av VBA.
SORT -funksjonen
SORT -funksjonen lar oss sortere en liste med data i alfabetisk rekkefølge.
I en tom celle til høyre for dataene våre kan vi skrive følgende formel:
| 1 | = SORT (B3: B13) |
Når vi trykker ENTER, eller klikker på haken for å angi formelen i Excel, vises en liste over sorterte verdier fra det valgte området under cellen som vi har lagt inn formelen vår i. Dette er kjent som "spillområdet".
Sølsområdet sender automatisk ut alle de unike verdiene som finnes i det valgte området. Legg merke til at i formellinjen er formelen gråtonet i dette utslippsområdet på grunn av at det er en Dynamic Array Formula. Hvis vi for eksempel skulle slette formelen i celle G2, ville utslippsområdet også blitt fjernet. Sølområdet kan identifiseres ved den tynne blå linjen som vises rundt den.
Den UNIKE funksjonen
UNIK funksjon er en annen dynamisk matrise funksjon som lar oss trekke ut unike verdier fra en liste.
I en tom celle til høyre for dataene våre kan vi skrive følgende formel:
| 1 | = UNIK (B3: B13) |
Som med SORT -funksjonen, så snart vi trykker på ENTER -tasten, vil UNIQUE -funksjonen spyle over til utslippsområdet og fylle ut kolonnen under cellen der vi har angitt formelen. Listen vil bare vise unike verdier fra vårt opprinnelige utvalgte område, og siden det er en Dynamic Array Formula, kan vi ikke endre eller endre formelen i dette utslippsområdet.
Kombinere SORT og UNIK funksjoner
Ved å kombinere SORT og UNIK funksjoner sammen kan vi få en liste som bare viser unike verdier og er sortert i alfabetisk rekkefølge.
| 1 | = SORT (UNIK ((B3: B13))) |
MERK: Det spiller ingen rolle i hvilken rekkefølge vi hekker funksjonene; Vi kan også bruke formelen = UNIK (SORT (B3: B13)).
Opprette rullegardinlisten
Vi kan nå bruke dette celleområdet til å lage en rullegardinliste som vi kan velge mellom ved hjelp av datavalidering.
1. Velg celleområdet der vi vil at rullegardinlisten skal vises, og deretter i Bånd, plukke ut Data> Datavalidering.
2. Velg nå Liste fra Tillate listen, og skriv deretter inn formelen for Kilde av listen.
Det er nødvendig å sette hashtaggen (#) etter formelen for å gi Excel beskjed om at vi krever hele utslippsområdet og ikke bare verdien i den enkelte cellen (f.eks. G2).
3. Klikk OK for å opprette den sorterte rullegardinlisten i det valgte området.
Slik alfabetiserer du en rullegardinliste i Google Sheets
De SORTERE og UNIK Funksjoner fungerer på samme måte i Google Regneark som i Excel.
1. For å lage rullegardinlisten, fremheve celleområdet som vil inneholde rullegardinlisten, og deretter i Meny, plukke ut Datavalidering.
2. Selv om celleområdet som skal inneholde rullegardinlistene automatisk fylles ut fra vårt utvalg ovenfor, må vi angi Kriterier. Liste fra et område velges automatisk, og deretter må vi angi hele celleområdet for kriterielisten (f.eks. G3: G7). Hashtag -funksjonaliteten som Excel bruker, finnes ikke i Google Regneark.
3. Klikk Lagre for å sette inn den sorterte rullegardinlisten i Google -regnearket.
